Innovación digital: Un movimiento necesario de la transformación en el sector educativo

Los estilos de vida de las personas han comenzado a incorporar la transformación digital. Según el estudio, los procesos de documentos digitales están pasando de ser una práctica recomendada a un requisito empresarial. Esto incluye todo lo relacionado con el trabajo, la educación, las actividades rutinarias y otros temas. Según un estudio de Forrester y Adobe de 2021, el 47 % de las empresas, incluidas las instituciones educativas, utilizan procesos de documentos digitales.

Ha habido avances significativos en el desarrollo de temas como la fusión de la experiencia del usuario en línea y fuera de línea, análisis de datos y ciberseguridad, plataformas y servicios digitales, migración a la nube y automatización de procesos. En particular, las escuelas y los estudiantes han hecho una transición acelerada de tomar clases a terminar el trabajo escolar tradicional requerido antes de cada semestre o año escolar.

Debido a la implementación de Adobe Acrobat Sign, IBERO Puebla ha hecho la transición de la firma de documentos físicos a la firma electrónica, lo que permite la seguridad y trazabilidad de sus flujos de documentos, así como el cumplimiento de todos los requisitos legales.

“Es un modo de funcionar muy práctico a la hora de atender firmas electrónicas, contratos, convenios y documentos. Se vuelve muy funcional, ahorra tiempo y también da más seguridad con la propia firma autógrafa, ya que se puede rastrear. Es algo que nos ha funcionado muy bien, dejamos de tener la presencia física al poder operar fuera del campus con documentos que tenían que atenderse por nosotros y por diferentes contrapartes”, indicó el Mtro. José Enrique Ríos Vergara, Director General de Administración y Finanzas de la Universidad Jesuita. Desde su implementación en julio de 2020, el proceso de firma electrónica ha permitido que aquellos acuerdos que requerían de hasta una semana para ser revisados, aprobados, firmados y recolectados mediante servicios de paquetería para conseguir todas las firmas, ahora se lleven a cabo en un periodo que va entre dos o tres horas hasta un máximo de dos días.

“Tiene varias utilidades. Una de ellas es conocer el estatus del documento una vez que lo envías, lo que nos ha ayudado a fortalecer el proceso de firma de contratos al garantizar que todos los involucrados estén enterados. Además del recordatorio de revisión o firma, también está la posibilidad de crear un repositorio que se puede consultar más adelante”, mencionó la Mtra. Sandra Montero Rodríguez, coordinadora de Compras de la IBERO Puebla.

Esta solución se utiliza para gestionar documentos escolares, convenios y contratos, temas de promoción para quienes desean ingresar al plantel, tesorería, tecnologías de la información, compras y para generar acuerdos de vinculación y colaboración con otras entidades, ya sean del mismo ramo o uno distinto, por medio de una solución que ha probado su utilidad gracias a su agilidad y su uso intuitivo.

“Nuestro principal reto siempre ha sido demostrar la legalidad y validez de la firma electrónica en comparación con una firma autógrafa. La pandemia abrió esta opción justo al ser la única viable y lo mejor es que nos ayudó a que los clientes experimentaran este tipo de firma y se convencieran de su efectividad”, agregó» Amira Ramirez Gomez, Sr. Enterprise Account Manager México/LATAM en Adobe.

Pese a lo conseguido hasta el momento, la constante actualización tecnológica implica mantenerse a la vanguardia en este tipo de soluciones digitales,

especialmente en el ámbito educativo, donde es muy común que convivan varias generaciones, tanto nativos digitales, como personas acostumbrados al mundo análogo, por lo que se requiere de una integración completa.

“Los retos particulares son la resiliencia y la adaptabilidad a los escenarios desconocidos, particularmente con las múltiples generaciones que atendemos, sin dejar de lado a los docentes. El reto es la diversidad y la inclusión. No es adoptar tecnologías porque sí, sino que deben ser inclusivas. También se debe asegurar la seguridad, agilidad y generar una cultura tecnológica en todos los ámbitos”, añadió el Mtro. Guillermo Espinosa García, director de Tecnologías de Información y Comunicación de la IBERO Puebla.

Es así como las soluciones de firma electrónica de Adobe servirán como referencia no solo para agilizar administrativamente la gestión de planteles educativos y diferentes tipos de empresas relacionadas, también funcionarán como parteaguas para solucionar trámites que contribuyen al rezago estudiantil, como en la obtención de cédulas y títulos profesionales.