Cuatro preguntas a la hora de elegir un espacio de Coworking

A nivel empresarial, todas las compañías tienen necesidades diferentes, pero comparten fines similares como la optimización de recursos físicos y económicos para la generación de mejores resultados financieros. Finalizando el siglo pasado, esta idea ha sido el eje de una estructura arquitectónica y empresarial que ha brindado resultados muy efectivos no solo para optimizar el dinero, sino para generar una mayor retención del capital humano idóneo, el cual es principalmente, el activo más importante de toda empresa.

Cuando Bernie De Koven, el famoso programador de video juegos tuvo en los años 90 que buscar la forma en que sus programadores tuvieran un espacio con la motivación ideal y sobre todo los elementos necesarios para desarrollar su trabajo, su primera idea fue ubicarlos en un mismo espacio donde además de trabajar ellos pudieran interactuar, compartir ideas y sobre todo llegar a laborar de forma cooperativa (coworking). Bajo esta misma idea en el año 2005 Brad Neuberg, en un pequeño espacio adaptado y alquilado en San Francisco, decidió poner no solo sus trabajadores dedicados a desarrollar software, sino también a trabajadores de otras empresas con algunas mejoras para el confort del trabajador. Es así como empezó todo un modelo de negocio que el mismo Neuberg no imaginaba. El éxito fue tan grande, que muy rápidamente evolucionó popularizándose en el mundo, al punto que desde el año 2007 según Google trends, coworking ha sido una de las palabras con mayor aumento en tráfico de búsqueda.

Según la organización Coworking Resources, líder en investigación de espacios laborales compartidos, la historia del confort del trabajador es la principal causa de beneficios empresariales y al tiempo el punto en que las empresas pierden más cuando el desarrollo del trabajo no se hace de manera voluntaria. Hace décadas los trabajadores no se cuestionaban sobre la necesidad de mejores ambientes laborales o más especializados, podían durar años en un cubículo separado, una oficina cerrada o realizando la misma función en un puesto de trabajo durante todo un día, pero con el desarrollo de la salud en el trabajo, la tecnología y el ingreso a la generación de los millenians estas acciones no solo se empezaron a cuestionar, sino a revalorar.

Si usted, trabajador, empresario o emprendedor quiere optimizar los recursos con los que cuenta y está pensando en la idea de pasar a coworking, estas son las preguntas que debe hacerse para tomar la mejor decisión. Para esta labor se tomó la información brindada por Cesar Fabian González CEO de ViaVoz Centro Empresarial S.A.S., esta compañía es tomada como ejemplo, porque tiene muchos de los valores iniciales con los que se creó la idea de coworking, es una empresa que masifica los espacios para terminar convirtiéndose en una empresa de empresas, con la mejora de espacios sociales convirtiéndolos en más eficientes, también tienen el ideal de incentivar a la colaboración de trabajo con precios accesibles a cualquiera, así de esta manera la optimización de recursos es verídica.    

1 ¿Cómo el coworking puede beneficiar a los nuevos emprendimientos?

Hay muchas ventajas cuando un emprendimiento se inicia en un espacio de coworking o de oficinas todo incluido, una de estas ventajas es el enfoque. Cuando inicias tu proyecto en uno de estos espacios, te puedes enfocar más fácilmente en tu producto, en lo que lo hace único. No necesitas invertir tiempo y energía administrando servicios que ya están incluidos en los espacios que estás utilizando, como por ejemplo servicios de cafetería, aseo, internet, telefonía, recepción etc. El slogan que debe representar un Coworking es “Nuestro trabajo es hacer más fácil el tuyo”, y esto lo tomamos como una forma de invitar a nuestros clientes a que se enfoquen en su producto y no se distraigan con tareas comunes que no le dan valor directo a su emprendimiento.

Utilizando el modelo tradicional de arriendo de oficinas, el emprendedor debe invertir mucho tiempo y muchos recursos mientras adecua sus espacios de trabajo, tiempo y recursos que probablemente estarían mejor invertidos en mejorar su propio producto. La rapidez en este caso sería la ventaja que para muchos emprendimientos podría ser determinante.

2. ¿Es más o menos costoso contratar espacios de coworking frente a los costos de arriendo tradicional de oficinas?

Si hacemos una comparación directa, probablemente encontraremos que los costos de espacios de coworking o de oficina todo incluido son superiores a los costos de arriendo tradicional de oficinas. Sin embargo, es importante tener en cuenta que contratar este tipo de espacios minimizan algunos costos que no se calculan directamente, costos que en muchos casos inclinan la balanza hacia el otro lado. Por ejemplo, nosotros no tenemos cláusulas de permanencia y permitimos ajustar los espacios según las necesidades dinámicas de la empresa, es decir, la empresa puede aumentar o disminuir su número de puestos de trabajo contratados de un mes para otro. Lo anterior les permite a las empresas minimizar los costos referentes al riesgo de subutilización o sobre utilización de los espacios.

Revisemos por un momento el siguiente ejemplo: una empresa que tiene su casa matriz en Medellín y quiere tener representación en Bogotá, puede contratar con nosotros un servicio de secretaria virtual; si el negocio crece, puede contratar un puesto de trabajo y usar la sala de juntas para sus reuniones; y si el negocio sigue creciendo, puede contratar una o más oficinas privadas todo incluido. En resumen, esta empresa puede ajustarse rápidamente a las condiciones del mercado, lo cual es posible al contratar espacios de coworking y oficinas todo incluido.    

3. ¿No es mejor tener mi propio espacio y mis propias cosas?

La propiedad depende fundamentalmente de qué es lo que realmente le da valor a tu producto. Hace unos años era prácticamente mandatorio contar con una moto y un repartidor para montar un restaurante, hoy en día muchos tercerizan esa operación utilizando plataformas como Rappi o UberEats porque entienden que el valor de su restaurante no está en las motos, sino en la calidad de sus platos. Las empresas de software invierten menos en servidores porque utilizan los servicios en la nube de Amazon, y Amazon a su vez utiliza espacios de oficina todo incluido para montar sus centros en diferentes países. Entonces, lo importante es tener claro que es lo que le da valor a tu producto para decidir estratégicamente cuándo es conveniente o no tener la propiedad de los espacios de trabajo.   

4. ¿Cuáles son las bondades y beneficios de un Coworking? y ¿Cómo así todo incluido?

En el esquema tradicional de arriendo de oficinas normalmente debes firmar un contrato mínimo a un año, adecuar y equipar los espacios y contratar servicios de comunicación.

Una vez tienes los espacios listos debes mantenerlos en funcionamiento contratando personal de aseo y mantenimiento. Con los esquemas de contratación de oficina todo incluido te evitas todos los pasos anteriores y puedes empezar a trabajar ese mismo día, y si las cosas no salen bien simplemente el mes siguiente entregas tu espacio.

Por otro lado, en estos espacios de trabajo se facilita la interacción con otros emprendedores y con otros equipos de trabajo que tienen el potencial de ser tus futuros clientes, proveedores, socios o aliados estratégicos. Para mi resulta bastante conveniente que la agencia de mercadeo de mi empresa esté a un par de puertas de mi oficina, o incluso poder integrar soluciones y productos con otra empresa aliada que utiliza los mismos espacios de oficinas que usa mi empresa.

En el caso específico de coworking, los espacios están ajustados para facilitar la colaboración y el trabajo en equipo. Los escritorios con barreras muy sutiles, o incluso sin barreras, corredores amplios, techos altos, espacios confortables y muchas otras características propias de los espacios de coworking modernos, crean ambientes que invitan a la interacción y consecuentemente a la cooperación.

Fuente: ViaVoz Colombia