Se acerca fin de año y mucha gente quiere disfrutar de unas merecidas vacaciones. Pero mantener todo actualizado antes de partir suele ser una preocupación. Entre las últimas entregas, los recados, las actividades de seguimiento y el deseo de compartir rápidamente cosas con la familia, estos momentos tan esperados a veces pueden resultar estresantes y hacernos sentir que todavía tenemos trabajo por hacer. Esto se puede gestionar implementando estrategias y hábitos de disciplina y planificación para mantener todo encaminado.
Es por ello que, desde Kibernum, empresa global de tecnología con más de 30 años de experiencia en la industria, nos comparten algunos tips que permitirán a quienes tengan planeado desconectarse y tomar unas ansiadas vacaciones de fin de año, organizarse y dejar al día su trabajo, para que a su regreso, todo esté en orden.
Haz una copia de seguridad
Siempre es importante realizar copias de toda la información que se gestiona. Por ejemplo, el correo corporativo, equipo de trabajo, etc. Sobre todo en el área de IT, donde se debe hacer mayor hincapié en realizar copias de seguridad críticas de todos los servidores y datos corporativos que se manejen. Por ello, es importante programar las tareas de mantenimiento críticas antes del periodo vacacional.
Dar siempre una respuesta – Correo – Autorespuesta
Es importante que tanto colaboradores y clientes tengan conocimiento sobre las fechas en que nos ausentaremos del trabajo, ya que puede que alguien nos intente contactar vía email mientras no estemos, ya sea por desconocimiento o a causa de una urgencia. Para no enviar inconscientemente una respuesta desfavorable, se puede configurar fácilmente un breve automensaje de respuesta señalando las fechas de vacaciones, así como el primer día de disponibilidad tras el periodo de descanso, y uno o varios emails de contacto de alguno de nuestros compañeros de área que están trabajando en ese momento.
Sin prisa culmina tus proyectos
Filtrar los asuntos más prioritarios antes de salir a descansar. La organización en este punto es clave para no irse con tareas por entregar. Si queda algo pendiente, es necesario comunicarlo a los demás compañeros y planificar los pasos a seguir. En ocasiones cuesta delegar pues cada persona tiene maneras diferentes de realizar las cosas, al final lo importante es que se logre el mismo resultado que se viene desarrollando.
Planifica tus últimos días en la oficina
Días anteriores al inicio de las vacaciones se debe delegar las funciones durante tu ausencia a los compañeros pertinentes. Si es necesario, se puede dejar un documento escrito con instrucciones o directrices concretas. Además de reunirse con ellos antes de salir y asegurarse de compartir toda la información y documentación que necesitan.
Status y Check list de las tareas
Haz un listado de las tareas pendientes que dejarás antes de irte de vacaciones y especifica en qué estado se encuentran. Detalla dónde guardas los archivos necesarios para completarlas, las contraseñas así como los contactos de otros participantes del proyecto. En caso de tener que retomar la tarea en tu ausencia, tus compañeros podrán recurrir a esta información sin consultarte.
Tener en cuenta todas estas recomendaciones harán que ausentarse por un tiempo del trabajo para tomar vacaciones sea más fácil, ya que es similar cuando se le encarga a un familiar o a un amigo el cuidado de una mascota o plantas durante nuestra ausencia. Así, estaremos evitando un desgaste mental innecesario en una época que debería ser sólo de alegrías.
