Quizás uno de los mayores desafíos para las pequeñas y medianas empresas es integrar la tecnología en los procesos contables y financieros. Muchas personas se ven impedidas de saber con precisión cómo va su empresa, entender sus oportunidades de mejora y mejorar la eficiencia y productividad de su operación por la disparidad de formatos, diversidad de obligaciones, conocimientos técnicos limitados y, en muchos casos, la informalidad.
Sin embargo, algunos dueños de negocios y empresarios aún se preocupan por la pérdida de información, luchan por seleccionar el mejor método para protegerla y creen información falsa sobre cuánto costará una solución tecnológica.
Si bien mantener este activo invaluable en un dispositivo físico ha sido la solución durante décadas, hoy en día conlleva importantes riesgos de seguridad, problemas de acceso y pérdida de datos. Además, requiere inversiones significativas, incluida la compra de una máquina confiable, así como mantenimiento y soporte continuos.
La empresa familiar colombiana World Office ingresó al mercado por primera vez hace treinta años con un software contable y financiero. Hoy cuenta con más de 100.000 clientes en todo el país y se ha expandido a Perú, Ecuador, Costa Rica y Panamá. La necesidad de una herramienta que integrara la contabilidad, los temas tributarios, los inventarios y muchas otras obligaciones comunes de una empresa fue reconocida por un grupo de hermanos contadores de profesión.
De esta manera, se desarrolló un software en las instalaciones que es sencillo, flexible para su uso en todas las industrias y empresas, y que centraliza los procesos. Las empresas son expertas en su campo de negocios, no necesariamente en contabilidad. Con nuestro software, queremos ayudar a las personas a administrar sus negocios de forma natural y, al mismo tiempo, permitirles facturar sus bienes, servicios y negocios mientras la contabilidad se maneja automáticamente. La solución tuvo un efecto tan positivo que decidimos centrar nuestros esfuerzos en vender software a los clientes en lugar de llevar sus cuentas por ellos. En Bogotá, comenzó una expansión crucial. Uno de los hermanos fundadores de la empresa y Gerente de Desarrollo de la Nube de la Oficina Mundial, scar Javier Sosa, dice: «Formamos muchas sociedades con contadores y nos expandimos a otras ciudades del país.
La consolidación del software de la empresa llevó a un crecimiento exponencial, lo que les permitió buscar nuevos nichos de mercado, negocios afiliados y contadores. Asimismo, ha incluido a más miembros de la familia en una variedad de procesos, incluyendo ingeniería y ventas, así como contabilidad y desarrollo de software. 10 miembros de la familia actualmente tienen relaciones laborales directas con la Oficina Mundial.
Un producto estrella de on-premise a la nube
En un momento en el que la transformación digital se ha convertido en una necesidad, para empresas consolidadas con productos y servicios líderes en el mercado el desafío resulta aún mayor. Para World Office, esa transformación la aceleró la oportunidad de ser proveedor tecnológico de la Dian a raíz de la implementación obligatoria de facturación electrónica en Colombia. Así, en 2018 decidieron escalar sus servicios a la nube.
“Desarrollamos World Office Cloud tomando nuestro software y añadiéndole componentes más modernos para que las funcionalidades se potencien aún más con servicios en la nube de Microsoft Azure. Ha sido un proceso de cuatro años, que hoy tiene una solución que integra nómina, contabilidad, inventario, facturación, compras y activos fijos; son más de 30 funcionalidades o módulos”, agrega Sosa.
Su foco siempre ha estado en las Pymes, pues en la mayoría de los casos estas organizaciones carecen de ingenieros y personal de TI y requieren apoyo para hacer un desarrollo propio. Con cerca de 300 colaboradores, World Office cuenta con una amplia red de contadores, que son los responsables de configurar y entregar un software que es ciento por ciento propiedad intelectual de la empresa.
Migrar a la nube en un día
World Office solucionó para decenas de miles de empresas el dilema de la migración a la nube, con todas sus ventajas y potencialidades. Para los clientes activos que pasan del servicio on-premise a la nube, el equipo carga toda la información en un proceso que toma cerca de un día. Una vez listo, solo deben ingresar usuario y contraseña para empezar a utilizar los servicios.
“Una de las grandes ventajas de la nube es la movilidad. World Office Cloud cuenta con una app que se puede descargar y permite a los clientes generar una cotización o una factura, ver reportes de ventas, el inventario, todo en el celular. Para nosotros, la nube simplifica procesos como la instalación del software y el soporte. Ahora capacitamos a las personas virtualmente y las actualizaciones se hacen en línea; antes debíamos ir y ponerlo en los equipos de los clientes”, destaca Sosa.
“World Office cumple un papel importantísimo en el ecosistema de las pymes, pues permite a las empresas hacer más con menos. World Office democratiza la tecnología y llega a cualquier negocio de cualquier tamaño, con los servicios en la nube que permiten optimizar operaciones y procesos, lograr eficiencias y bajar costos. Estas soluciones ya están al alcance de cualquier empresa con la seguridad, escalabilidad y oportunidades de la nube Azure ” afirma Andrés García, director de Pequeñas y medianas empresas para Microsoft en la región Andino Sur.
Un aliado tecnológico para tomar mejores decisiones
La transición de sus clientes hacia la nube -una decisión autónoma de cada cliente- va avanzando bien. Actualmente son más de 100 mil lo que aún conservan el software on-premise y 10 mil ya cuentan con el servicio en la nube, una tasa que ha venido aumentando de manera importante. El futuro cercano seguramente revertirá esta proporción.
Su plan de expansión también crece a buen ritmo. Si bien el 92% de los clientes de World Office están en Colombia, la empresa cuenta con oficinas en Perú, Ecuador, y Panamá, así como socios en Costa Rica. La meta a corto plazo es incursionar en México, con la experiencia de primero conocer y entender la legislación propia de cada país en asuntos tributarios para así adaptar los servicios de su software.
“Queremos seguir creciendo y diversificando nuestros clientes a través de la venta de licencias on-premise y suscripciones en la nube. Tenemos versiones pequeñas desde dos usuarios, solo para facturación electrónica, y de contabilidad desde cinco usuarios con la posibilidad de adquirir usuarios adicionales” , detalla Sosa.
La modernización de su software, las ventajas de la nube y las nuevas dinámicas que ha dejado la pandemia, con la movilidad como una premisa, hacen de su producto un fuerte competidor en el mercado.
“Nuestro propósito siempre será ser aliados tecnológicos de las empresas, con un software que les ayude a centralizar todos los procesos y les permita crecer. Si las empresas tienen buena información de sus procesos, esto les facilitará a tomar mejores decisiones” , concluye Sosa.
